Document

Tão importante quanto o gerenciamento de arquivos digitais é a necessidade de gestão de documentos físicos em papel, que cresce na mesma medida que aumenta a aspiração dos executivos em ter seus documentos digitizados.

A realidade mostra que o consumo de papel no mundo corporativo ainda é expressivo e sem sinal de que irá desaparecer ou mesmo decrescer em um futuro próximo. Trata-se de um dilema do mundo empresarial. O arquivamento de tudo sem planejamento ou o expurgo indiscriminado não são uma solução, uma vez que essa montanha de papel carrega importância de vários níveis para a Organização.

Embora seja expressiva a quantidade de documentos que devem ser guardados, por exigências dos processos de negócio ou por determinação legal, um volume também expressivo de papelada inútil tem consumido recursos financeiros e humanos das companhias.

Nesse contexto, vale destacar algumas vantagens e benefícios da digitalização de documentos:

Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
Redução de custo com recuperação e duplicação;
Preservação do arquivo físico;
Integração de dados ativos e históricos.