2 - Organização da Informação na Governança da TI: ferramentas

Uma informação só pode ser uma informação se tivermos acesso a ela de forma segura e precisa ou pelo menos saibamos que essa informação existe. Informações estão contidas em documentos em papel, e-mails, banco de dados, ou arquivos digitais. Aliás, o termo “arquivo” geralmente nos remete a um ambiente que não lembra em nada tecnologia de ponta, muito menos a um patrimônio importante para o negócio das empresas, porém de extrema importância no dia a dia de qualquer atividade.

A maioria das empresas, sejam pequenas, médias, grandes, públicas ou privadas tem seu funcionamento baseado em informações contidas em documentos, as quais devem ser gerenciadas para garantir seu fluxo e estar disponível aos usuários com rapidez e segurança. As informações geradas pelos documentos servem para dar suporte a todas as atividades da Organização.

Felizmente as empresas têm buscado formas eficientes de gerenciar os documentos, para que possam disponibilizar informações em tempo hábil e que atendam as necessidades da empresa. Muitos usam planilhas, e são muitas planilhas. Essas planilhas acabam gerando e-mails e mais e-mails. Chega um momento em que alguém que está necessitando da informação recebe uma planilha na versão errada, o que não é raro acontecer. Para minimizar problemas como este, empresas adotam sistemas que gerenciam arquivos, como documentos, vídeos, fotos etc. Esses sistemas contam com funcionalidades que permitem gerenciar o crescimento do documento.

Falamos “documentos”, mas poderiam ser códigos de um software, ou seja, a evolução do projeto que está sendo construído ou alterado.