3 - GED apoiando a Governança da TI

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos.

Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em formato digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

Um bom projeto de GED leva benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos. Relacionamos aqui alguns benefícios, embora seja nas particularidades de um negócio que o GED se mostre mais vantajoso.

Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.
Total controle no processo de negócio;
Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos;
Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas;
Mais agilidade em transações entre empresas;
Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade;
Melhoria no processo de tomada de decisões;
Maior velocidade na implementação de mudanças em processos;
Obtenção de vantagem competitiva sustentável;
Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas;
Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede;
Melhor aproveitamento de espaço físico;
Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas);
Evita extravio ou falsificação de documentos;
Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos;
Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa;
Integração com outros sistemas e tecnologias;
Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRM e BI;
Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes;
Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.