Vamos continuar a utilizar o exemplo da empresa XYZ. Tomaremos como exemplo a gerência de recursos humanos. No RH estão seguintes informações sobre os funcionários:

Agora vamos ver como seria a gerência de material. No caso da empresa XYZ o controle dos itens do estoque de material são semelhantes ao do RH, sendo que, há uma ficha para cada item de estoque, contendo as informações pertinentes a cada um e estas fichas são armazenadas em pequenas caixas metálicas, chamadas arquivos portáteis.