Identificar o efeito a ser analisado

Primeiramente, determina-se o problema a ser analisado, que é tratado como efeito. A seguir, identifica-se este problema no Gráfico de Pareto. Normalmente é a coluna de maior percentagem que se encontra à esquerda do gráfico.

Este efeito é indicado no centro de uma folha do álbum seriado, dentro de um retângulo. A folha do álbum seriado é afixada no lado direito da parede, em frente ao grupo.

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Definir as etapas do processo

Desmembrar o processo que está em análise, em cada uma de suas etapas.

Cada etapa deve ser escrita no centro de uma folha de álbum seriado. Afixa-se a última etapa do processo ao lado do efeito que está sendo analisado. Em seguida a próxima etapa e as seguintes até chegar à Etapa 1. As etapas são interligadas por setas indicando a ordem de realização do processo, sendo que a última etapa é ligada ao efeito que está em estudo.

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Colocar as causas primárias

Para utilizar a técnica, colocam-se os 4Ms em cada uma das etapas do processo.

No canto superior esquerdo coloca-se Maq (Máquinas).
No canto superior direito MdO (Mão de Obra).
No canto inferior esquerdo Mat (Materiais).
No canto inferior direito Met (Método).

Liga-se cada um dos cantos com o nome da etapa correspondente, no centro da folha.

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Preencher as demais causas

Para completar as demais causas: secundárias, terciárias etc, o grupo deve utilizar sessões de (brainstorming), o facilitador do grupo escolhe iniciar pelo item "Máquinas" da etapa 1 do processo. Dirige ao grupo esta pergunta:

Que máquina, na Etapa 1, pode provocar o efeito em estudo?

Se a resposta for "Máquina 1" (M1), é colocada no diagrama como causa secundária, ligada por seta ao item "Maq".

O facilitador baseia-se na última resposta para formular a próxima pergunta: Qual parte da Máquina 1, na Etapa 1, pode provocar este efeito? A resposta a esta pergunta (P1) será colocada no diagrama como causa terciária. E ligada por uma seta à Máquina 1.

Em seguida pergunta: Por qual razão a Parte 1 da Maquina 1, na Etapa 1 pode provocar este efeito? A resposta (Razão 1) será colocada no diagrama como causa quaternária. Será ligada, por seta, à parte 1.

O facilitador solicitará mais razões pelas quais a Parte 1 da Máquina 1 poderá provocar o efeito em estudo. Todas as respostas serão registradas no diagrama, sempre ligadas a Parte 1.

Quando não houver mais respostas à pergunta sobre razões, ele passará novamente à pergunta sobre partes. Solicitará que seja nomeada outra parte da Máquina 1 que poderá estar provocando o efeito em análise.

Quando terminarem as respostas para partes o facilitador volta a perguntar sobre máquinas. Solicita outra máquina na Etapa 1 que possa provocar o efeito em análise.

O facilitador fará perguntas dirigidas até preencher o item Maq da Etapa 1. Ao terminar o item Maq, o facilitador escolherá outro M da primeira Etapa. Ao terminar os 4Ms da primeira etapa do processo o facilitador usa a mesma sistemática para preencher as demais etapas.

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Incubar ideias

Após registrarem as causas do problema no diagrama o grupo deve abandonar o problema por alguns dias. É preciso esquecer quem sugeriu as diversas ideias e deixar que brotem novas ideias para completar o diagrama.

As novas ideias serão registradas nos locais que os participantes indicarem. Este tempo de espera significa dar um prazo ao inconsciente dos participantes para trabalhar na solução do problema.

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Fazer o plano de análise de causas

Esta é a etapa do raciocínio lógico: O grupo indica quais as causas do diagrama que em seu entender provocam o efeito que está sendo estudado.

O facilitador coloca uma marca colorida em cada uma das causas sugeridas pelo grupo e certo número de causas é classificado como "causas suspeitas" e incluídas no Plano de Análise de Causas.

Neste Plano está indicado o nome do membro do grupo responsável por sua verificação. Será também anotado o método que o grupo usará para o estudo e a data prevista para apresentação do resultado.

Os membros do grupo utilizam tabelas para o levantamento e análise dos dados, gráficos e histogramas. Neste estudo algumas das causas identificadas são confirmadas e outras rejeitadas por não serem responsáveis pelo efeito em estudo.

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